Relações Institucionais

O módulo de relações institucionais foi recentemente criado para atender o mais novo grupo de concessões que começou a usar o sistema GESCONSYS.

O objetivo é o cadastramento e a gestão de todas as reuniões realizadas com entidades governamentais, respeitando as diretrizes de Compliance da Empresa.

Para consultar ou inserir uma nova reunião, precisa clicar em um dos itens abaixo.

Cadastro de nova Reunião

Clicar em “Nova reunião”, abrindo a tela abaixo.

Apresentaremos cada campo necessário para preenchimento.

• Empresa (Concessionária):

Escolher a concessionária que deseja inserir a reunião.

• Órgão / Entidade:

Escolher a entidade pública que participou da reunião.

• Nome:

Buscar o usuário que está cadastrando a reunião e que participou da mesma. Para localizar, será necessário clicar na lupa, que vai abrir a tela abaixo.

Você poderá procurar o usuário digitando palavra-chave. Clique no usuário que desejar e depois clique em “Confirmar”.

• E-mail:

Já vai aparecer e-mail e cargo do usuário selecionado, se cadastrado no sistema. Você poderá complementar estas informações, se necessário.

• Área:

Buscar a área do usuário que participou da reunião.

• Local da Reunião:

Escrever onde foi realizada a reunião.

• Data Reunião:

Preencher com a data da reunião.

• Horário da Reunião:

Preencher com o horário da reunião.

• Assunto:

Descrever o assunto tratado na reunião.

• Observações:

Poderá usar este campo para preencher com informações complementares.

• Declaração:

  • A marcação deste item é obrigatória

Após fazer o preenchimento de todas as informações conforme exemplo abaixo, será necessário clicar em “Salvar”.

A reunião ficará disponível na tela onde possui a lista de todas as reuniões cadastradas no sistema.

Você poderá continuar o preenchimento das informações complementares, clicando na reunião desejada e depois clicando em “Alterar”.

Além da tela geral, onde é apresentado todas as informações preenchidas no cadastro, teremos outras telas para preenchimento, conforme será demonstrado a seguir.

• Tela para inserir os demais Participantes:

Para inserir novos participantes, será necessário clicar em “Adicionar, abrindo a tela abaixo.

Nesta tela será possível escolher os usuários cadastrados na concessionária, os usuários da entidade, se cadastrados no sistema e os usuários denominados “Externo”, de livre preenchimento.

• Usuário Concessionária:

Você precisará colocar uma palavra-chave (nome do usuário) e clicar na área do usuário. Depois você precisará clicar no nome do usuário e em “Salvar”.

Vai aparecer o nome selecionado na tela abaixo.

Será possível selecionar vários usuários de uma vez.

• Usuários Entidade:

O procedimento é basicamente o mesmo, sendo necessário colocar uma palavra-chave (nome do usuário) e clicar no setor do usuário. Depois você precisará clicar no nome do usuário e em “Salvar”.

• Usuários Externos:

Em caso de não haver todos usuários da entidade ou da concessionária cadastrados no sistema, você poderá inserir mais usuários através do próximo passo.

O cadastro neste caso é livre, preenchendo os campos apresentados acima.

Deste modo, será possível cadastrar todos os participantes da reunião, gerando a lista abaixo.

• Inserir Anexos:

Será possível inserir anexos na reunião, permitindo assim colocar a apresentação realizada, ata de reunião assinada por todos etc.

Para inserir anexos será necessário clicar em “Anexar”, escolhendo o anexo dentro das pastas da rede e depois clicar em “Abrir”. Os anexos ficarão disponibilizados na lista, nesta mesma tela.

Consulta de Reunião

Clicar em “Consultar”, abrindo a tela abaixo.

Você poderá consultar por palavra-chave da reunião e pelos demais filtros disponibilizados inicialmente, tais como:

• Concessionária;
• Área da concessionária;
• Entidade;

Essa tela poderá receber melhorias conforme necessidade das concessionárias, fornecendo mais informações e possibilidades de pesquisas.