Obrigações Contratuais

O módulo de gestão das obrigações contratuais foi desenvolvido para atender as necessidades principalmente das áreas de regulatório e planejamento da Holding e das concessionárias, melhorando a gestão de todas as atividades relacionadas com atendimento às obrigações contratuais, principalmente relacionadas a entregas periódicas de informações para as agências reguladoras.

Esse módulo está integrado diretamente com o módulo de correspondências, que será o módulo gerador das correspondências de envio das obrigações contratuais, nos casos em que a obrigação seja enviada por correspondência.

Nova Obrigação Contratual

Para cadastramento de novas obrigações contratuais é necessário clicar em Obrigações e depois em Nova obrigação, conforme abaixo.

Vai abrir a seguinte tela para cadastramento das informações da obrigação contratual.

Preenchimento dos campos da obrigação

Precisam fazer o preenchimento de todos os campos para a geração da obrigação até o período final da concessão, com a periodicidade definida para cada obrigação contratual.

• Nome:

Preencher com a descrição resumida da obrigação contratual.

• Descrição:

Preencher com a descrição detalhada da obrigação.

• Empresa (entidade):

Escolha da entidade gestora das obrigações contratuais (ANTT, ARTESP, IBAMA, outros).

• Setor:

Escolha do setor específico da entidade.

• Responsável entidade:

Escolha do responsável pelo setor da entidade.

• Integrar correspondência:

Você poderá integrar o módulo de obrigações com módulo de correspondências clicando na flag abaixo.

• Periodicidade:

O sistema permite escolher a periodicidade (única, diário, semanal, mensal, semestral e anual).

Também permite colocar a frequência de envio, que pode ser de 1 ou mais períodos. Além disso, o sistema permite cadastrar um dia fixo do mês, por exemplo.

• Início validade:

Serve para determinar a data que a obrigação começa a valer, podendo ser após a data da assinatura do contrato.

• Fim validade:

Pode escolher a data que a obrigação será encerrada, podendo ser até o último dia de vigência do contrato de concessão.

• Avisar:

Criado para gerar os avisos automáticos, por e-mail, para que os responsáveis não percam datas de entrega das obrigações contratuais.

• Responsáveis:

Essa estrutura servirá para determinar a área, o responsável da área e o responsável pela entrega da obrigação contratual. Pode-se adicionar outras áreas que também receberão as informações desta obrigação contratual.

• Item Contratual:

Primeiramente voce terá que clicar no botão em formato de '+' para adicionar um novo item contratual:

Escolha do tipo de demanda (Contrato, Resolução, Portaria, Ofício, E-mail), número do item do contrato que determina esta obrigação contratual, a página do documento, artigo e a descrição regulação, facilitando a localização da obrigação contratual. Para isso, você precisa clicar na lupa e pesquisar conforme tela abaixo.

Após fazer o preenchimento de todos os campos e clicar em salvar vai aparecer a obrigação na lista de obrigações já cadastradas no módulo.

Existem inúmeras colunas com todas as informações cadastráveis no módulo de obrigações contratuais.

Configurar obrigações Contratuais

Para configurar as obrigações contratuais e verificar todas as informações cadastradas e o histórico de atendimentos será preciso clicar na obrigação contratual e depois em Configurar.

Vai abrir a tela abaixo, contendo outras telas específicas.

Tela geral da obrigação contratual

Apresenta as informações iniciais sobre a obrigação contratual.

Você poderá editar a obrigação contratual conforme necessidade.

Tela de lançamentos

Tela que apresenta a relação de todas as entregas previstas para a obrigação e a data de entrega da obrigação além da informação da correspondência que foi usada para a resposta.

Você poderá clicar no prazo obrigação para abrir o detalhamento de cada entrega.

Tela de Referências

Tela destinada a relacionar outras obrigações contratuais, montando uma estrutura de acompanhamento simultâneo.

Tela de cadastro de periodicidade

Tela destinada a manutenção das informações de periodicidade da obrigação além das informações de dia fixo, dias para avisar sobre a obrigação, data de início e fim da validade, entre outros.

Os dados contidos nesta tela são os mesmos cadastrados na criação da obrigação contratual. Você poderá editar a qualquer momento.

Tela de histórico das atividades da obrigação

Tela destinada a apresentar o histórico de todas as atividades da obrigação contratual.

Consultar obrigações contratuais na Lista

Para consultar as obrigações contratuais fazendo filtros diversos é preciso clicar em Obrigações e depois em Consultar, aparecendo a tela abaixo onde já fiz um primeiro filtro por mês e por ano.

A partir desta tela é possível verificar a situação de todas as obrigações contratuais cadastradas no módulo.

Agenda de Obrigações

Para consultar as obrigações contratuais diretamente na agenda mensal é preciso clicar em Obrigações e depois em Agenda, aparecendo a tela abaixo.

Detalhamento das obrigações previstas para o mesmo dia.

A partir desta tela é possível verificar a situação de todas as obrigações contratuais cadastradas no módulo para o mês que aparece na tela. Também existe a possibilidade de ver por semana, por dia e pela lista completa.

Poderá ver o detalhamento de cada obrigação sem a necessidade de abrir outra tela.

Será possível ver o status de cada obrigação, se já foi entregue (dentro ou fora do prazo) ou se já tem correspondência criada ou se ainda não foi iniciado.

Entrega de obrigação Contratual

Para dar baixa (entregar) obrigação através do módulo de correspondência será necessário criar a ID da correspondência, integrando com a obrigação contratual conforme será demonstrado a seguir. Também poderá gerar a nova ID de correspondência diretamente na obrigação, facilitando este fluxo, como será demonstrado abaixo.

Nova correspondências diretamente na obrigação

Para inserir nova correspondência dentro do módulo de obrigações contratuais será necessário seguir os passos abaixo, sendo possível fazer pela tela de agenda ou pela tela de consulta.

Inserir nova correspondência pelo agenda

Você poderá inserir nova correspondência diretamente pela agenda da obrigação.

Será necessário clicar na obrigação que aparecer na agenda, abrindo nova tela conforme apresentado abaixo.

Vejam que vai aparecer as informações básicas da obrigação além de apresentar o status (aguardando correspondência) e a possibilidade de criar planos de ação (reuniões, demandas etc.) para atender a tal obrigação.

Para inserir a correspondência será necessário colocar a data de entrega no campo apresentado acima e depois clicar na tela “Correspondência”.

Após esses passos será possível clicar em “Gerar Correspondência”.

Vai abrir uma nova tela perguntando se o envio será por e-mail ou por carta em vista de que existe a possibilidade de ter modelo de numeração distinta para o tipo de envio.

A ID da correspondência ficará disponível na tela abaixo.

Clicando no botão ao lado da ID vai abrir a tela da correspondência para continuar o processo de preenchimento das informações.

Outro meio de visualizar a correspondência é através da tela de lançamentos da obrigação, clicando no botão Configurar.

Neste caso, para abrir a correspondência é muito simples, sendo necessário apenas clicar na ID gerada na coluna de correspondência.

O processo de preenchimento das correspondências poderá ser visto no manual, através do item abaixo. Clique aqui

• Integrações de Obrigações

Inserir nova correspondência pela consulta

Você poderá inserir uma nova correspondência diretamente pela consulta da obrigação.

Você precisará clicar na obrigação que deseja criar a correspondência e depois clicar em “Alterar”, abrindo nova tela conforme apresentado abaixo.

Vejam que a tela é exatamente a mesma do Clique aqui. Após esses passos será possível clicar em “Gerar Correspondência”.

A partir deste momento o processo é exatamente o mesmo.

Inserir uma correspondência concluída a uma obrigação

Para vincular uma correspondência finalizada a uma obrigação, basta clicar no botão "Baixar".

O botão 'Baixar' seria para atrelar uma 'Correspondência' já protocolado, pode ser inserindo o ID da correspondência ou numero da Carta:

Cadastrar nova correspondências no módulo correspondência

O processo de preenchimento das correspondências poderá ser visto no manual, através do item abaixo. Clique aqui

• Integrações de Obrigações

Atualizações do atendimento da obrigação

A obrigação, quando integrada com módulo correspondências, vai gerar atualização de status a cada evolução da correspondência criada para envio desta obrigação contratual.

• Aprovação: não iniciada:

Quando a correspondência estiver criada, porém ainda não possuir responsável resposta (quem elabora a minuta de resposta), vai aparecer o status “Aprovação: não iniciada”.

• Aprovação: aguardando minuta:

Quando a correspondência estiver criada e com responsável resposta, porém ainda não possuir minuta de carta, vai aparecer o status “Aprovação: aguardando minuta”.

• Aprovação: minuta incluída, aguardando aprovadores:

Quando a correspondência estiver com minuta criada, porém ainda não possuir aprovador, vai aparecer o status conforme abaixo.

• Aprovação: Aguardando aprovação:

Quando a correspondência estiver com minuta criada e com aprovador, porém ainda não está aprovada, vai aparecer o status conforme abaixo, indicando o aprovador que precisa fazer aprovação.

Se a minuta da correspondência for reprovada, o fluxo volta para “Aguardando minuta” para que seja incluída a minuta nova para novo fluxo de aprovação.

• Aprovação: Aguardando protocolo:

Quando a correspondência estiver aprovada, vai aparecer o status conforme abaixo, indicando falta fazer apenas o protocolo.

• Aprovação: Protocolado:

Quando a correspondência for protocolada, vai aparecer o status conforme abaixo.