Meio Ambiente

O módulo de gestão das licenças e condicionantes ambientais foi desenvolvido para atender as necessidades da área de meio ambiente das Holding e das concessionárias de rodovias, melhorando a gestão de todas as atividades relacionadas com licenciamentos ambientais de obras e da rodovia existente.

Esse módulo está em desenvolvimento final juntamente com a gerência de meio ambiente de um dos grupos onde o sistema já está implantado. Deste modo algumas destas telas ou campos podem sofrer alterações.

Cadastro de Licenças

Para cadastramento de novas licenças é necessário clicar em Meio Ambiente e depois em Nova Licença conforme abaixo

Vai abrir nova tela no sistema para cadastramento de informações detalhadas da licença.

Dados gerais da licença ambiental

Demonstraremos o que deve ser preenchido e a forma de preencher de cada um dos campos conforme abaixo.

Os itens marcados com “*” são considerados obrigatórios para o preenchimento.

• Nº licença:

Digite apenas o número da licença ambiental.

• *Órgão ambiental:

Você poderá buscar pelos órgãos ambientais escrevendo palavra-chave diretamente no campo abaixo. Os órgãos ambientais são cadastrados no sistema como entidades, conforme será apresentado no item de Cadastros Gerais.

• *Tipo de licença:

Escolha entre os tipos de licenças existentes no sistema conforme abaixo.

Os tipos de licenças são cadastrados no sistema no módulo de cadastros, que será demonstrado mais à frente no manual.

• *Data da Emissão:

É a data de emissão da licença ambiental.

• *Validade:

É a validade da licença ambiental. Pode ser escolhido dias, semanas, meses e anos, permitindo que seja cadastrado casos que consideram anos quebrados, por exemplo.

• Vencimento:

Calculado automaticamente conforme a data da emissão somado à validade.

• Prazo solicitação de Renovação:

Colocar o prazo em dias. Geralmente esse prazo está na própria licença, porém poderá ser adotado para gestão interna da concessionária.

• Limite protocolo renovação:

Calculado automaticamente conforme a data de vencimento da licença menos o prazo para solicitação da renovação.

• Limite elaboração renovação:

O sistema considera automaticamente prazo de 30 dias antes da data limite de protocolo da renovação, porém, poderá ser qualquer outra data.

• Dias faltantes renovação:

Calculado automaticamente considerando a data da renovação menos a data de hoje.

• Item contrato:

Neste item é possível buscar as obras cadastradas na estrutura do contrato da concessionária, clicando no botão abaixo.

Você poderá buscar por palavra-chave, número item contrato, número PEP e descrição PEP, aparecendo os itens que atendam a busca. Essas obras são cadastradas no módulo de cadastros, que será detalhado mais a frente neste manual.

Clique no item e em Adicionar para carregar a obra na licença em cadastramento.

• Processos:

Cadastrar o número do processo que deu início nesta licença ambiental lembrando que esse número será muito usado na busca de todas correspondências relacionadas com esta licença, no módulo de correspondências.

• Detalhamento da obra:

Campo destinado ao detalhamento da obra.

• Descrição:

Preencher com a descrição da licença ambiental.

• Data solicitação:

Data da solicitação da licença ambiental.

• Origem:

Preencher com a informação de municipal, estadual ou federal.

• Área:

Campo destinado a escolha da área da concessionária.

• Responsável da área:

Campo destinado a escolha do responsável desta área.

• Status:

Escolha entre os status cadastrados.

Esses status são cadastrados no módulo de cadastros, que será demonstrado em seguida.

• Código órgão:

Campo destinado ao preenchimento do código do órgão ambiental

• Observação:

Campo destinado ao preenchimento de informações complementares.

Após cadastrar todas as informações da licença ambiental e clicar em salvar irá abrir nova tela conforme abaixo.

Aparecerão outras telas para preenchimento de condicionantes, de correspondências (módulo correspondências), outros documentos e informações adicionais.

Cadastro de Condicionantes

Para cadastramento de condicionantes relacionados com a licença é necessário clicar na tela Condicionantes e depois seguir os passos abaixo.

Adicionar Condicionante

Para adicionar novas condicionantes será necessário clicar em Adicionar conforme tela acima e depois fazer o preenchimento das informações solicitadas abaixo.

Explicaremos passo a passo como fazer o preenchimento dos campos.

• Nº Condicionante:

Colocar apenas o número da condicionante, se existente.

• Carácter:

O carácter poderá ser escolhido entre impositiva e informativa.

• Descrição:

Colocar uma breve descrição desta condicionante.

• Especificações:

Colocar uma breve especificação desta condicionante.

• Data Inicial:

Colocar a data inicial da condicionante.

• Prazo Previsto:

Colocar o prazo previsto para esta condicionante, informando se é em dias, semanas, meses ou anos.

• Data Limite:

Cadastrar a data limite da condicionante. Poderá ser uma data para gestão da concessionária.

• Prazo de Conclusão:

Colocar o prazo de conclusão da condicionante.

• Correspondência:

Escolher a correspondência relacionada com a condicionante. Para adicionar basta clicar na aba Correspondências e depois clicar no botão Adicionar.

Vai abrir a tela para pesquisar as correspondências que possam ter relação com a condicionante.

Escolha a correspondência e clique em confirmar.

• Observações:

Colocar as observações pertinentes da condicionante.

• Tipo:

Poderá ser configurado no sistema conforme necessidade da concessionária.

• Descrição complementar:

Preencher se necessário.

• Notas condicionantes:

Preencher se necessário.

• Status:

Selecione o status conforme cadastro existente.

O cadastro destes itens é feito no módulo de cadastros. Demonstraremos esse cadastro mais abaixo.

Após o cadastro de todos os itens vai aparecer a tela abaixo.

Para abrir a correspondência é necessário clicar no ícone em PDF, abrindo em uma nova tela diretamente no sistema.

Adicionar Plano de Ação

Dentro de cada condicionante foi criada a possibilidade de cadastramento de planos de ação para preenchimento das atividades necessárias para o cumprimento das condicionantes ambientais, com a possibilidade de inserir comprovações periódicas e documentos anexos.

Para adicionar um novo plano de ação para a condicionante será necessário clicar em Adicionar conforme tela abaixo e depois fazer o preenchimento das informações solicitadas abaixo.

Vai abrir a tela abaixo, onde será necessário inserir as informações conforme detalhamento abaixo.

• Descrição:

Preencher com a descrição do plano de ação.

• Prioridade:

Campo cadastrável no sistema. Poderá ser escolhido dentro das opções disponíveis. Um exemplo é criar as prioridades “mínima, média e máxima”, por exemplo.

• Área:

Escolher a área responsável na concessionária.

• Responsável área:

Escolher o responsável da área escolhida.

• Status:

Campo cadastrável no sistema. Poderá ser usado para criação de status para agrupar os planos de ação. Exemplos: “Em andamento, Finalizado, Atrasado etc.”

• Tipo:

Cadastrável no sistema. Poderá ser usado para criar grupos de plano de ação. Exemplo: “Relatório ambiental, Obra engenharia etc.”.

• Notas licença:

Preencher se necessário. Serve para colocar um ponto importante da licença para a condicionante e plano de ação.

• Evidência:

Preencher com o tipo de evidência desejada.

• Data alerta:

Preencher com a data que gostariam de ser alertados sobre a entrega deste plano de ação.

• Data vencimento:

Preencher com a data prevista de vencimento deste plano de ação.

• Data conclusão:

Preencher com a data real de conclusão deste plano de ação.

• Custo previsto:

Preencher se necessário, com a estimativa de custos para execução deste plano de ação.

• Custo realizado:

Preencher se necessário, com o custo realizado.

• Rodovia:

Preencher com a rodovia onde está sendo executado este plano de ação, se existente.

• Km inicial:

Preencher com o km inicial, se existente.

• Km final:

Preencher com o km final, se existente.

• Faixa:

Preencher com a faixa da rodovia, se existente.

• Sentido:

Preencher com o sentido da rodovia, se existente.

• Latitude e longitude:

Preencher com as informações georreferenciadas, se existente.

• Pista:

Preencher com o tipo de pista (simples ou dupla), se existente.

• Incluir anexo:

Será possível inserir anexo em cada plano de ação, que seria o documento de comprovação da realização desta atividade.

Após preencher com estas informações e clicar em salvar, vai ficar disponível a tela abaixo, com a lista de planos de ação criados para cada condicionante.

A descrição tem um link para abertura do plano de ação em outra página.

Poderá alterar e até mesmo excluir a qualquer momento.

Adicionar documentos na Condicionante

É possível adicionar documentos diversos na condicionante para fazer a gestão de reuniões e atividades diversas. Para isso, será necessário ir para a tela de documentos e clicar em “Adicionar”.

Vai abrir uma nova tela para preencher com uma descrição do arquivo e depois clicar em “+ Escolher” para buscar o documento na rede. Depois da linha ficar totalmente verde, será possível clicar em Salvar o documento.

Para abrir o documento desejado, após salvar no sistema, será necessário clicar na linha do documento e em visualizar ou baixar, dependendo do tipo de documento anexado.

Adicionar anotações em Condicionantes

O sistema permite o cadastramento de anotações diversas sobre a condicionante, tais como reuniões e até lembretes sobre algum ponto principal.

Para inserir anotações será necessário ir até a tela “Notas” e clicar em “Adicionar”, abrindo uma nova tela para preenchimento.

A data e o responsável ficarão preenchidos automaticamente. A data poderá ser alterada para considerar a data exata de alguma reunião ou atividade da condicionante.

É necessário preencher o campo de descrição e clicar em “Salvar”. Assim esta nota ficará disponível em forma de lista abaixo

As condicionantes ficarão em uma lista dentro da licença ambiental conforme demonstrado abaixo

Inclusão de Correspondências

Todas as correspondências inseridas nas condicionantes e identificadas dentro do módulo de correspondências ficarão disponíveis na tela “Correspondências” abaixo, em ordem de criação, pelo número do ID.

Deste modo, dentro do módulo de licenças ambientais é possível fazer a vinculação de correspondências cadastradas no módulo de correspondências, montando todo histórico de documentos na própria licença ambiental, sem a necessidade de ficar buscando no módulo de correspondências.

Como pode ser visto na tela acima, nesta lista já aparecem informações da correspondência, tais como data finam de protocolo, status deste protocolo e situação desta correspondência.

Em caso de criação de nova correspondência, após existir a licença, o processo poderá ser feito conforme apresentado no item Clique aqui deste manual, que trata de cadastro de “Correspondências de licenças”.

Vincular Correspondências

Você poderá clicar em Adicionar, abrindo a tela abaixo para que seja feita a busca por palavra-chave.

Vai ser gerado uma lista de correspondências conforme tela abaixo.

Vincular correspondências através do módulo de Correspondências

O sistema permite a vinculação de correspondências em uma determinada licença ambiental diretamente no módulo de correspondências conforme será demonstrado a seguir.

Abrir módulo de correspondências

Para abrir o módulo de correspondências será necessário clicar Correspondências e depois em Consultar.

Vai abrir a tela a seguir para que seja feito a pesquisa de correspondências com relacionamento com licenças ambientais.

Pesquisar por correspondências

Pesquisar correspondências pelo número da licença, pela descrição dela ou por palavra-chave, para verificar possíveis correspondências relacionadas.

Após identificar a correspondência relacionada com a licença, você vai precisar abrir clicando na ID, que é um link do sistema.

Vai aparecer a tela da correspondência conforme abaixo.

Vincular a correspondência com a licença

Vejam que a ID acima já está com tipo de correspondência de licença. Neste caso será necessário apenas colocar o número da licença no campo abaixo e salvar.

Após clicar na lupa, vai abrir a tela abaixo, onde será necessário buscar as licenças cadastradas no sistema.

Escolha a licença e clique em “Confirmar”. Depois deste passo você salva a correspondência e pronto. Esta correspondência irá aparecer na tela de correspondências de dentro da licença ambiental conforme demonstrado abaixo.

Caso a correspondência desejada esteja com outro tipo de correspondência (Correspondência recebida, Correspondência enviada, Obrigação contratual ou notificação), você poderá alterar para tipo de correspondência de licença ambiental para inserir o número da licença no campo informado acima.

Para possibilitar a vinculação será necessário alterar o tipo de correspondência para classificar ela como Licença clicando no lápis conforme tela abaixo.

Vai abrir uma janela para escolha dos tipos de correspondências.

Após escolher o tipo Licença será necessário escolher o subtipo da licença.

Depois de escolher o tipo e o subtipo é a vez de buscar a licença na tela abaixo. Também é possível buscar a obra, aproveitando o momento.

Após fazer esses passos e clicar em salvar a correspondência, vocês poderão ver que a ID foi vinculada e faz parte da lista de correspondências da licença ambiental.

Adicionar documentos diversos

O módulo de licenças ambientais possibilita a inclusão de documentos diversos conforme demonstrado na tela abaixo.