GED

O modulo de GED foi desenvolvido com o foco em gestão de todos os documentos existentes no GESCONSYS.

Novo Documento ou Folha Rosto (Público)

Para cadastramento de novos documentos é necessário clicar em GED e depois em Novo documento, conforme abaixo.

A seguinte tela aparecerá para registro das informações.

Preenchimento dos campos conforme indicado abaixo.

• Área:

Poderá localizar as áreas atrelados ao seu perfil.

• Módulo:

Possei cadastrado atualmente 2 opções:

Documentos: A opção de Documentos em módulos é específica da área, somente quem está incluído na área poderá visualizar os documentos.
Folha Rosto (Público): Ao selecionar Folha Rosto (Público) todos poderão visualizar

• Diretório base:

Estrutura hierárquica onde arquivos ou documentos são armazenados, crucial para a categorização e fácil recuperação de documentos.

• Incluir Anexo:

Campo destinado a anexar determinado tipo de documento.

• Data emissão:

Data em que um documento foi emitido.

• Data revisão:

Ao realizar uma revisão de um documento, o responsável deve registrar a nova Data revisão.

• Data expiração:

Refere-se a um prazo ou limite de validade do documento.

• Observação:

É o campo destinado a fazer observações sobre o documento inserido.

Consultar Documentos

Para visualizar os documentos disponíveis no sistema, é necessário clicar em GED e depois em Consultar, conforme mostrado abaixo.

Uma nova tela surgirá, permitindo a aplicação de diversos filtros, os quais serão explorados de forma mais detalhada na seção de relatórios a seguir.

• Localizar:

Destinado a buscar documentos por palavra-chave, podendo ser o nome que estava inserido no arquivo.

• Data Upload:

Possibilita a busca por documentos dentro de um intervalo específico de datas.

• Áreas:

Você poderá encontrar as áreas relacionadas ao seu perfil.

• Tipo de arquivo:

Permite que os usuários filtrem suas buscas de documentos de acordo com o tipo de arquivo.

Após aplicar os filtros disponíveis, o resultado será gerado a partir dos critérios selecionados, exibindo os Documentos na tela abaixo.

• Visualizar:

Campo destinado a filtrar os documentos conforme a categoria escolhida.

Cadastro GED

Apresentaremos os cadastros destinados ao módulo GED.

Cadastro de Temas

Os conceitos de tema e subtema são essenciais para a categorização e organização dos documentos no sistema.

O tema é a principal categoria utilizada para organizar documentos com base em uma descrição inserida.

O subtema representa uma subdivisão do tema, empregada para esclarecer e estruturar de forma mais eficaz os documentos.

Um exemplo de uma tela com as informações já preenchidas:

Cadastro de Hierarquia documentos

• Documentos

Os conceitos de tema e subtema são fundamentais para a classificação e organização dos documentos dentro do sistema

O tema é a categoria principal usada para agrupar documentos de acordo com um assunto macros ou área.

Ele funciona como a pasta principal dentro do GED.

O subtema é uma subcategoria do tema, utilizada para detalhar e organizar melhor os documentos dentro daquela área.

Um exemplo de uma tela com as informações já preenchidas:

• Folha de Rosto (Público)

A opção “Folha de Rosto (Público)” dentro do módulo GED serve para gerar uma capa (ou folha de rosto) com informações resumidas do documento, que pode ser acessada publicamente ou por usuários com permissão, mesmo que o conteúdo completo do documento permaneça restrito.