Correspondências

O módulo de gestão de correspondências foi desenvolvido para possibilitar o cadastramento de todas as correspondências recebidas e enviadas das concessionárias.
Com este módulo é possível fazer a gestão dos prazos de respostas, possibilitando a união entre os processos de recebimento, elaboração de minutas de resposta, aprovações destas minutas de resposta e protocolo da carta resposta, inclusive com assinatura digital ou digitalizada, eliminando a necessidade de impressões de documentos e posterior digitalização para arquivar no sistema ou pastas.
O fluxo é completamente digital, fazendo a gestão e envio dos avisos de prazos dos ofícios pendentes de resposta, além de avisar os usuários a cada alteração realizada na correspondência.

Cadastro

O módulo de correspondência é um dos principais módulos desenvolvidos porque absorve uma quantidade representativa de documentos, de usuários de cada concessionária e de entidades relacionadas, além de ser um gerador de informações para vários outros módulos, tais como módulo de reequilíbrios contratuais, de licenças ambientais, obrigações contratuais, notificações de penalidades, além de integrações com módulo de demandas da sociedade e conservação / obras.

Deste modo, existem várias telas configuradas para disponibilizar as informações necessárias conforme o tipo de correspondência a ser gerado.

Automatizações do sistema

Escolha de entidades padrão por subtipo de correspondência

O sistema permite escolher uma entidade padrão para determinados tipos de correspondências para acelerar o cadastramento de correspondências. Por exemplo, no tipo correspondência recebida – Ofícios ARTESP, podemos colocar a entidade “ARTESP” como padrão. Assim, quando selecionado esse tipo, vai preencher o campo Empresa (entidade) automaticamente.

• Correspondências - Aprovação ?

Atualmente existe 3 opções cadastrados relacionados a aprovação:

Aprovação necessária, obrigatória: Será necessário incluir os aprovadores para concluir o protocolo da correspondência.
Aprovação disponível: Estará disponível a tela para incluir os aprovadores, mais não será necessário para protocolar a correspondência
Sem aprovação: Aplicando essa opção, a parte dos aprovadores na tela de correspondência não irá aparecer.

Dentro de cada entidade também conseguimos escolher o setor que mais é usado pela Concessionária, fazendo também o preenchimento automático dos campos setor entidade e responsável por este setor.

Outro ponto muito importante para a melhor utilização do sistema é o cadastramento completo das entidades, com as informações de endereço completas, que serão usadas no momento de criar a minuta de correspondência padrão que poderá ser elaborada para inúmeras situações.

Essa minuta padrão, que veremos mais à frente, já preenche de forma automática todas as informações da entidade, desde o setor, o responsável do setor até o endereço completo, além de também preencher as informações de número do documento recebido, processo, assunto, número da minuta gerada etc.

Cadastramento de entidade na correspondência

Nos casos em que não existe entidade padrão para a correspondência, será necessário buscar a mesma no sistema, clicando na lupa apresentada abaixo.

Vai abrir uma nova tela para busca da entidade por palavra-chave.

Caso não seja identificada a entidade, poderá sair desta tela e clicar no botão abaixo, adicionando uma nova entidade sem a necessidade de sair da tela de correspondência.

Será necessário preencher com as informações básicas abaixo e clicar em Salvar.

Nova correspondência

Para cadastrar nova correspondência precisa seguir os seguintes passos: Clicar em Correspondências e depois em Nova correspondência.

Vai abrir a tela a seguir, permitindo o cadastramento que será detalhado abaixo.

Preenchimento básico

• Ano:

Já vai aparecer como padrão o ano vigente, sendo no formato de 4 dígitos “2020”.

• Mês:

Já vai aparecer como padrão o mês vigente, sendo no formato de 1 a 2 dígitos “1”, “12”.

A partir dos demais campos a serem escolhidos, teremos novos campos a serem preenchidos e telas diferentes sendo geradas, conforme a escolha do tipo de correspondência.

O sistema tem os tipos de correspondências definidos a partir dos módulos do sistema GESCONSYS conforme podemos ver abaixo.

O segundo nível do tipo de correspondência é configurável e aceita novos cadastros de acordo com a necessidade de cada concessionária.

Abordaremos agora todos os tipos de correspondências possíveis, sendo que algumas telas serão as mesmas das apresentadas para este item abaixo (Correspondência recebida), não necessitando repetir o processo.

Correspondência Recebida

No caso de correspondência recebida, teremos os seguintes campos de preenchimento.

• Subtipo de correspondência (nível 1)

De acordo com o tipo principal escolhido aparecerão os subtipos conforme apresentaremos abaixo.

Dependendo do subtipo escolhido, já vai ser preenchido automaticamente os campos de Entidade, Setor e Responsável setor, conforme explicado anteriormente.

Esse processo veio para dar agilidade no preenchimento das informações seguindo alguns padrões de preenchimento.

Usaremos como exemplo a escolha de “ARTESP”. Deste modo, já vai aparecer automaticamente os dados abaixo.

Podemos parametrizar o sistema colocando a informação de que “Ofícios ARTESP” são somente recebidos / enviados para a ARTESP. Também podemos escolher o setor da SUPARC que demanda mais ofícios e, por último, qual é o gestor deste setor. Assim os preenchimentos são automáticos.

Iremos demonstrar os outros tipos mais à frente.

Demais campos:

• Restrita ?

Marcar a correspondência como sigilosa, para que algumas pessoas envolvidas tenham acesso ao conteúdo.

Quem poderá acessar uma correspondência restrita:
Criador da Correspondência
Responsavel Resposta
Responsáveis pela Aprovação

• Número documento:

O número de documento, se existente, poderá ser adicionado neste campo.

• Nº Processo:

É o campo destinado a colocar o processo da correspondência, ou seja, colocar o número que identifica todas os outros documentos relacionados ao tema. É um dos itens muito utilizados para pesquisas. Poderá ser usado para fazer os relacionamentos de ID que veremos mais à frente.

Área da concessionária:

As áreas são cadastradas para cada concessionária atendendo estruturas distintas.
A escolha da área é obrigatória.

Responsável área:

Os responsáveis por cada área são cadastrados para cada concessionária atendendo estruturas distintas. Aparecerão no máximo dois nomes neste filtro. O primeiro é o responsável e o segundo é o substituto, em caso de férias ou viagens que impossibilitem o acompanhamento da correspondência.

A escolha do responsável pela área é obrigatória.

• Empresa (entidade):

Caso o subtipo de correspondência não tenha uma entidade predefinida, será necessário escolher conforme abaixo.

Existem duas formas de procurar as entidades.

• A primeira é digitar a palavra-chave diretamente no campo. Deste modo vai aparecendo as opções conforme você vai escrevendo o texto.

• A segunda é clicar na lupa e digitar a palavra-chave.

Neste caso, após clicar na entidade desejada, será necessário clicar em confirmar.

Caso a entidade tenha um setor definido como padrão já vai carregar automaticamente nos próximos campos. Caso contrário, será necessário escolher o setor e o responsável do setor.

Esses dois itens não são obrigatórios para o sistema, porém é muito válido em razão das criações de minutas automáticas.

• Setor entidade:

Selecionar o setor da entidade em uma lista existente na tela da correspondência.

• Responsável setor entidade:

Conforme a escolha do setor da entidade já será disponibilizado o responsável por este setor.

• Data elaboração:

É a data que o documento foi elaborado. Ou seja, é a data apresentada no documento. Será possível digitar ou escolher na agenda conforme abaixo.

• Data entrada:

É a data que o documento foi recebido pela concessionária, podendo ter um protocolo de recebimento. Será possível digitar ou escolher na agenda conforme abaixo.

• Tipo prazo:

O tipo prazo consiste atualmente em 3 opções:

Corrido: Contagem ininterrupta de todos os dias do período.
Útil: Contagem que exclui sábados, domingos e feriados.
Corrido / Útil: Quando é Sexta-Feira ou véspera de feriado, começa a contar na segunda-feira ou proximo dia útil.

• Prazo:

Esse prazo é interno, considerado para fazer a gestão de resposta da correspondência. Será possível digitar o prazo em dias. Em caso de não haver prazo descrito no documento recebido ou não seja possível identificar o prazo pelo tipo de documento, ficará 14 dias como prazo padrão.

• Prazo externo:

Prazo apresentado no documento ou que é padrão para o tipo de correspondência recebida. Será possível digitar o prazo em dias. Em caso de não haver prazo descrito no documento recebido ou não seja possível identificar o prazo pelo tipo de documento, ficará 15 dias como prazo padrão.

• Data final protocolo:

É a data calculada pelo sistema, considerando a data de entrada somando o prazo externo.

• Assunto:

Destinado a acrescentar o assunto de forma resumida.

• Anexos:

Nos tipos de correspondências recebidas, sempre existirá o documento para ser anexado, basta clicar no botão “Escolher”.

• Usuários em cópia:

Poderá ser escolhido destinatários adicionais para a correspondência criada. Alguns usuários do sistema receberão o aviso de ID cadastrado, tais como o usuário que cadastrou, o responsável da área, os acrescentados no cadastro da concessionária como destinatários padrão de todas as correspondências e por último os destinatários adicionados neste item.

Para adicionar é muito simples. Precisa clicar no botão “Adicionar”, abrindo uma janela para escolha dos usuários.

Todos os usuários da concessionária atrelado a uma área, ficarão disponíveis nessa tela.

Após fazer todos esses passos e clicar no botão “Salvar” será atualizada a tela conforme abaixo.

• Campos adicionais (Correspondência recebida):

Apresentaremos aqui os campos adicionais para preenchimento.

• Nº protocolo interno:

Algumas concessionárias podem ter um protocolo interno que é um número de recebimento, com data. Algumas destas correspondências recebida eram entregues em mãos e deste modo, era entregue ao remetente o comprovante de protocolo na concessionária.

• Anexo protocolo entrada:

Campo destinado a anexar determinado tipo de documento relacionado ao protocolo de entrada.

• Remetente:

É o campo destinado a acrescentar o nome do remetente em casos em que não exista cadastro no sistema, ou seja, quando escolhido alguma entidade que não tem a obrigação de existir setor e responsável pelo setor.

• Observação:

É o campo destinado a fazer observações sobre a correspondência. Essa informação aparecerá na lista de correspondências.

• Anexo ofício:

Campo destinado ao anexo do ofício.

• Prorrogação de Prazo:

Caso venha colocar o Prazo errado, tem a possibilidade de corrigir clicando no ícone do lado do campo Prazo (dias):

Depois de clicar, irá abrir uma tela possibilitando escolher qual de tipo de prorrogação escolher, além de colocar o motivo da solicitação:

- Dias: Realiza a soma ou subtrai os dias inserido no campo Dias prorrogação: + os dias inseridos no campo Prazo (dias):
- Dias Finais: Caso tenha uma data já predefinida para o final protocolo, poderá inserir no campo Data final:

Após inserir as informações, será necessário clicar no botão Solicitar

Depois de clicar em Solicitar, verá que a cor do ícone mudará, clique no ícone novamente:

Irá abrir uma tela podendo Aprovar ou Reprovar a solicitação, no caso vamos clicar no botão Aprovar:

Após realizar a aprovação, reparará que o campo Data final protocolo: irá atualizar para a data informada ao solicitar a prorrogação de prazo!

Tela Resposta:

Para este tipo de correspondência, temos uma tela denominada “Resposta” que serve para cadastramento das informações da área e responsável da área da concessionária que é gestora desta correspondência, cadastro do responsável resposta, inclusão da minuta de resposta e dos seus aprovadores. É onde acontece todo o fluxo de elaboração, aprovação e assinatura da correspondência.

A área e o responsável pela área já são cadastrados no início da criação da carta. Assim ele recebe a informação da criação desta correspondência no sistema e já poderá dar sequência com a escolha do responsável resposta.

• Responsável resposta:

Para escolher esse responsável é necessário clicar na lupa, depois clicar na área desejada e por ultimo selecionar o usuário que será o responsável.

Clicar no nome escolhido e depois em “Confirmar”.

• Número de correspondência:

O formato do número de correspondência é configurável para cada concessionária. Dentro do cadastros para correspondências podemos configurar o formato da correspondência usando [sigla concessionária, área, ano (2 ou 4 dígitos), mês, dia e sequência (2 ou 4 dígitos)].

Retornando ao cadastro da correspondência, para gerar o número da correspondência será necessário clicar no botão “Gerar número carta”.

• Minuta de carta:

Após gerar o número da carta é possível gerar a minuta automaticamente, clicar no botão “Gerar”.

Você também pode deixar textos predefinidos para cada modelo de minuta.

Além disso, também é possível criar automaticamente o responsável da área e o cargo de quem vai enviar a carta.

O rodapé com dados diversos também é possível de ser usado.

• Anexo da Minuta:

Caso já tenha o anexo da minuta, poderá realizar o envio clicando no botão 'Anexar'.

• Escolha dos aprovadores:

Após criar a minuta padrão ficará disponível a escolha dos aprovadores desta minuta. Para isso, ideal é ter um processo dentro de cada concessionária ou grupo de concessionárias que faça as instruções de níveis de aprovação para cada tipo de correspondência.

Deste modo, é possível padronizar que para alguns tipos de correspondência, conforme sugestão abaixo.

• Aprovador seja o responsável resposta (correspondências rotineiras de envio de informações padrão);

• Aprovador seja o responsável da área (correspondências relacionadas diretamente com a área, para entidades rotineiras, que não necessitem de análise de outras áreas nem do diretor da concessionária);

• Aprovado por grupos de gestores de áreas diferentes (correspondências que necessitam de análise de outras áreas, tais como área jurídica e regulatória da concessionária);

• Aprovado pelo diretor da concessionária (correspondências que exigem a assinatura válida do responsável pela concessionária);

Para adicionar é muito simples, precisando clicar no botão “Adicionar”, localizado logo abaixo da minuta.

Você pode escolher o aprovador, colocar prazo para ele executar a ação de aprovar e depois clicar em “Adicionar”.

Os aprovadores ficarão listados desta forma no sistema.

• Aprovação da minuta:

Neste momento, o aprovador tem duas opções de fluxo para fazer.

• A primeira é aprovar a minuta inserida pelo responsável resposta, sem necessidade de comentários e revisões.

Para isso, é necessário apenas que o usuário clique em “Aprovar” e depois de abrir a nova tela, clicar em “Aprovar” novamente.

Deste modo, a correspondência já estará aprovada (caso seja apenas um aprovador) e a tela atualizará com a informação da aprovação.

Além disso, a correspondências estará liberada para protocolo, aparecendo esta informação no canto superior direito da tela.

• A segunda é reprovar a minuta inserida pelo responsável resposta, colocando comentário do motivo e podendo colocar inclusive uma sugestão de minuta.

Para fazer este passo o aprovador precisa clicar em “Reprovar” e depois inserir o motivo na próxima tela.

Quando o usuário fizer este processo, a minuta ficará como reprovada e o responsável resposta deverá inserir nova minuta no sistema, com os ajustes solicitados.

A tela apresentará esta informação ao aprovador. O comentário da reprovação fica disponível no campo "Motivo Aprovação/Reprovação".

Para anexar uma nova minuta, será necessário clicar no menu de seleção da minuta:

Em seguida clicar na opção 'Selecione...':

E por ultimo clicar na minuta inserida errada.

Apos isso, verá que no lugar da seleção, aparecerá uma lixeira, podendo realizar a exclusão da minuta errada.

Depois deste ponto o fluxo se repete, com a inclusão da nova minuta e com a aprovação, até que seja aprovado.

• Assinatura digital:

O sistema disponibiliza a assinatura digital por certificado digital tipo A1 e A3, além de possibilitar a assinatura digitalizada (assinatura em papel, digitalizada).

Após haver todas as aprovações vai ficar botão disponível para assinatura, conforme abaixo. Vocês terão duas opções.

A primeira é escolher o responsavel pela assinatura clicando no botão em formato de lupa ao lado do campo.

Em seguida clicar na área desejada e por ultimo selecionar o usuário que será o responsável pela assinatura.

Logo em seguida, clicar no botão 'Assinatura digital' e realizar o processo de assinatura conforme abaixo.

Vai abrir a tela abaixo, onde será necessário escolher o tipo de assinatura e o modelo assinatura.

Após a escolha destes dois itens, clicar em Assinar. Vai abrir nova tela do seu certificado digital para confirmação.

Veja se aparece seu nome e clique em OK. Vai abrir uma nova tela para colocar seu código PIN, que é o que você usa para o certificado digital.

Coloque a senha e clique em OK novamente.

Vai atualizar a tela abaixo com a informação “Assinatura digital gerada com sucesso”.

Clique em “Voltar” para voltar para a tela da correspondência, onde será possível verificar o documento assinado.

• Enviar protocolo:

Em certos casos, aparecerá o primeiro botão relacionado ao envio do protocolo, clicando no botão "Enviar protocolo".

DICA

Botão "Enviar protocolo", ele não protocola a carta e sim ele prepara para protocolo.

Vai abrir nova tela possibilitando inserir os dados do envio do protocolo.

• Protocolo:

Após o processo de assinatura do documento, já está pronto para fazer o protocolo no destinatário. Após o envio do documento, com o retorno ou não de algum número de protocolo ou confirmação de recebimento, será necessário clicar em “protocolar” para inserir esta informação no sistema.

Vai abrir uma nova tela para inserir os dados de protocolo.

Você poderá inserir a data, o número do protocolo, o assunto da carta, o histórico deste protocolo (vai ficar disponível na ficha do pleito no módulo de reequilíbrios).

Vai ser necessário inserir o anexo, que é a carta protocolada, com ou não o número do protocolo ou confirmação de recebimento.

Um outro ponto importante do sistema é a possibilidade de manter esta correspondência ativa e gerar um alerta de controle, com prazo, para os casos em que a concessionária considera que precisa receber retorno desta correspondência.

Após preencher todas as informações será necessário clicar em 'Protocolar' para fechar a correspondência.

• Encerrar:

Caso não há necessidade de inserir protocolo, deve ser utilizado apenas para processos/correspondências que nao necessitam resposta/demais ações, clicando no botão "Encerrar".

Irá abrir uma nova tela para inserir os dados do encerramento.

• Reabrir:

Com a correspondência Encerrado ou Protocolado, terá a possibilidade de reabrir podendo realizar alterações, clicando no botão "Reabrir"

Tela Relacionamentos:

• Nº ID:

É o campo destinado fazer a amarração com outras correspondências cadastradas no módulo de correspondências. Quando for buscar por uma correspondência, se existir outras amarradas, irão aparecer na consulta também.

• Pleito:

É o campo destinado a fazer o relacionamento da correspondência recebida com um pleito de reequilíbrio criado no módulo de reequilíbrios. Deste modo, o assunto, número do documento e de processo, além do anexo, vão diretamente para o histórico do pleito, fazendo a atualização automática das informações do pleito. Esse preenchimento poderá ser feito pela área específica que faz a gestão dos reequilíbrios contratuais. É muito importante que seja feito o processo dentro da Concessionária para que esse campo seja preenchido.

Para adicionar é necessário clicar na lupa e pesquisar dentre os pleitos existentes na concessionária, podendo colocar o ID (número) do pleito ou a descrição dele.

• Histórico de atividades:

Tela destinada a apresentar o histórico de todas as atividades da correspondência.

Correspondência Enviada

Repetir o procedimento do item abaixo para criar a correspondência nova. Clique aqui

    Nova correspondência

• Subtipo de correspondência (nível 1 – Carta concessionária):

De acordo com o tipo principal escolhido aparecerão os subtipos conforme cadastrados no sistema.

Será necessário preencher praticamente os mesmos campos apresentados no item abaixo Clique aqui.

    Correspondência recebida.

• Item Contrato:

Como campo não obrigatório, poderá ser escolhido o item do contrato que esse ofício possa estar referenciando.

• Área da concessionária:

Repetir o passo do item acima, Clique aqui.

Seguir também os passos dos itens abaixo, Clique aqui.

    Responsável área
    Empresa (entidade) 

• Prazo:

Esse prazo é interno, considerado para fazer a gestão de elaboração da correspondência. Poderá ser cadastrado de acordo com a necessidade de cada tipo de correspondência enviada.

• Assunto:

Destinado a acrescentar o assunto de forma resumida.

Seguir os passos do item abaixo, Clique aqui.

    Adicionar destinatário

Apresentaremos a tela gerada após salvar a correspondência.

Outra mudança ocorre na primeira tela, onde deixa de existir os seguintes campos: Número documento e Nº protocolo interno. Além disso, não há possibilidade de incluir anexo.

Outra diferença é que a tela “Resposta” passa a se chamar “Carta”, em razão de que não se trata mais de uma resposta à documento recebido.

Todos os próximos passos, apresentados nos itens listados abaixo, seguem o mesmo fluxo do tipo de correspondência recebida, Clique aqui.

• Tela Resposta

• Responsável resposta

• Número de correspondência

• Minuta de carta

• Escolha dos aprovadores

• Aprovação da minuta

• Assinatura digital

• Protocolo

Integrações de Obrigações

O tipo de correspondência “Obrigação Contratual” tem uma especificidade no que se refere a possibilidade de criação pelo módulo de correspondência ou pelo módulo de obrigações contratuais, ou seja, é permitida a criação direta no módulo de correspondência, necessitando apenas fazer a busca da obrigação contratual cadastrada no sistema, no módulo específico para gestão destas obrigações.

Contudo, o sistema também permite a criação de correspondências diretamente pelo módulo de Obrigações, eliminando os passos iniciais apresentados aqui, passando para o preenchimento apenas da parte da minuta de envio da obrigação, aprovação, assinatura e protocolo. Esse passo será apresentado no módulo de Obrigações Contratuais.

Caso seja desejo de os usuários cadastrarem pelo módulo de correspondência, deverá seguir os passos abaixo.

Repetir o procedimento do item abaixo para criar a correspondência nova. Clique aqui

    Nova correspondência 

Vai abrir a tela abaixo.

• Subtipo de correspondência (nível 1 – Obrigação contratual):

De acordo com o tipo principal escolhido aparecerão os subtipos conforme cadastrados no sistema. Esses subtipos são configuráveis no sistema para atender às necessidades de cada concessionária.

Será necessário preencher praticamente os mesmos campos apresentados no item abaixo Clique aqui.

    Correspondência recebida.

• Número documento:

O número de documento não é obrigatório para o caso de obrigações contratuais. Poderá ser inserido caso exista um documento específico (ofício ou outro) que apresente tal obrigação.

• Item Contrato:

Como campo poderá ser muito utilizado para o tipo de correspondência que estamos apresentando visto que se pode atribuir um ou mais itens do Contrato dentro desta obrigação.

Área da concessionária

Repetir o passo do item acima, Clique aqui.

Seguir também os passos dos itens abaixo, Clique aqui.

    Responsável área
    Empresa (entidade)  

• Data entrada:

Este campo não existirá para este tipo de correspondência em razão de que ele serve para apresentar a data de entrada do documento recebido pela concessionária e o tipo de correspondência “Enviada” não possui documento recebido.

• Prazo:

Esse prazo é interno, considerado para fazer a gestão de elaboração da correspondência. Poderá ser cadastrado de acordo com os prazos da obrigação contratual.

• Assunto:

Destinado a acrescentar o assunto de forma resumida.

Seguir os passos do item abaixo, Clique aqui.

    Adicionar destinatário 

• Inserir a obrigação contratual:

O item específico deste tipo de correspondência é o apresentado abaixo, onde será necessário vincular a correspondência à obrigação existente no sistema.

Será necessário clicar em “Adicionar” e depois escolher a obrigação.

Apresentaremos a tela gerada após salvar a correspondência.

Campos podem ser configurados para não aparecerem, tais como: Documento, Nº Protocolo Interno além de suprimir o botão Incluir Anexo.

A tela “Referência” também poderá ser configurada para não aparecer neste tipo de correspondência. A maior diferença entre os tipos de correspondências “Recebidas x Obrigação contratual” será a integração com o módulo de obrigações contratuais, aparecendo campos específicos para esta integração.

Todos os próximos passos, apresentados nos itens listados abaixo, seguem o mesmo fluxo do tipo de correspondência recebida, Clique aqui.

• Tela Resposta

• Responsável resposta

• Número de correspondência

• Minuta de carta

• Escolha dos aprovadores

• Aprovação da minuta

• Assinatura digital

• Protocolo

Integrações de Licenças Ambientais

O tipo de correspondência “Licença” tem algumas especificidades em razão de estar integrado com o módulo destinado a gestão ambiental (licenças e condicionantes ambientais). Todas as correspondências criadas com esse tipo e vinculadas a alguma licença ambiental, aparecerão na tela desta licença, auxiliando os gestores de meio ambiente, que poderão consultar o status de cada licença ambiental e todas as correspondências relacionadas.

Para cadastrar uma nova correspondência será necessário repetir o procedimento do item abaixo para criar a correspondência nova. Clique aqui

• Nova correspondência

Vai abrir a tela abaixo.

• Subtipo de correspondência (nível 1 – LA – Licença ambiental):

De acordo com o tipo principal escolhido aparecerão os subtipos conforme cadastrado no sistema

Será necessário preencher praticamente os mesmos campos apresentados no item abaixo Clique aqui.

    Correspondência recebida. 

• Número documento:

Cadastrar o número do documento recebido.

• Licença:

Buscar dentro do módulo de licenças ambientais, clicando na lupa.

• Item Contrato:

Como campo poderá ser muito utilizado para o tipo de correspondência que estamos apresentando visto que se pode atribuir um ou mais itens do Contrato dentro desta correspondência de licença, fazendo vínculo com obras ou serviços previstos no contrato de concessão.

• Área da concessionária:

Repetir o passo do item acima, Clique aqui.

Seguir também os passos dos itens abaixo, Clique aqui.

    Responsável área
    Empresa (entidade) 

• Data entrada:

Data inicial de elaboração da carta da Concessionária ou data de recebimento do ofício recebido.

• Prazo:

Esse prazo é interno, considerado para fazer a gestão de elaboração da correspondência. Poderá ser cadastrado de acordo com os prazos da obrigação contratual.

• Assunto:

Destinado a acrescentar o assunto de forma resumida.

Seguir os passos do item abaixo, Clique aqui.

    Adicionar destinatário

Apresentaremos a tela gerada após salvar a correspondência.

A maior diferença entre os tipos de correspondências “Recebidas x Licença” será a integração com o módulo de licenças ambientais, aparecendo campos específicos para esta integração.

Todos os próximos passos, apresentados nos itens listados abaixo, seguem o mesmo fluxo do tipo de correspondência recebida, Clique aqui.

• Tela Resposta

• Responsável resposta

• Número de correspondência

• Minuta de carta

• Escolha dos aprovadores

• Aprovação da minuta

• Assinatura digital

• Protocolo

Essa integração faz com que todas as correspondências relacionadas com determinada licença fiquem disponível dentro da licença cadastrada no sistema, gerando um histórico de documentos relacionado com o processo de licenciamento e condicionantes ambientais.

Correspondência de Notificação Contratual

O tipo de correspondência “Notificação” tem algumas especificidades no que se refere a integração com o futuro módulo de gestão das notificações contratuais. Essa integração trouxe a necessidade de criação de vários campos novos, além da necessidade de existir um terceiro nível de tipo de correspondência como poderá ser visto na tela abaixo.

• Subtipo de correspondência (nível 1 – 4.1 Funções operacionais):

De acordo com o tipo principal escolhido aparecerão os subtipos cadastrados no sistema.

Escolhendo o subtipo “4.1 Funções operacionais” aparecerá uma nova caixa de seleção para o detalhamento deste tipo de correspondência.

Essa escolha é muito importante porque com base nela será possível apresentar os valores de cada multa contratual.

A maior diferença entre os tipos de correspondências “Recebidas x Notificação” é a integração com o módulo de Notificações (SISNOTIFICAÇÕES), aparecendo campos específicos já desenvolvidos para a gestão detalhada das notificações.

Essa integração faz com que todas as correspondências relacionadas com determinada notificação sejam classificadas em um subtipo de nível 2, conforme Resolução 4.071/13 da ANTT (multas) ou anexos dos contratos das concessões estaduais de SP, por exemplo.

Com essa classificação, é possível identificar o valor da penalidade, também sendo possível a integração com serviços existentes no módulo de conservação em desenvolvimento, que já vai direcionar as TRO e Notificações ao campo, viabilizando a escolha da empresa prestadora de serviço, a equipe e a data para execução. Quando o serviço estiver finalizado vai retornar automaticamente para a correspondência para elaboração da resposta.

Será necessário preencher praticamente os mesmos campos apresentados no item abaixo Clique aqui.

    Correspondência recebida. 

• Número documento:

Cadastrar o número do documento recebido, podendo ser um TRO, uma Notificação ou Auto de Infração, dependendo da concessionária e do modelo de Contrato de Concessão.

• Item Contrato:

Campo poderá ser utilizado para identificar os itens do Contrato dentro desta notificação, tais como obras obrigatórios com algum descumprimento contratual, serviços de conservação de pavimento, sinalização, serviços de atendimento ao usuário etc.

• Área da concessionária:

Repetir o passo do item acima, Clique aqui.

Seguir também os passos dos itens abaixo, Clique aqui.

     Responsável área
     Empresa (entidade) 

• Data entrada: Preencher com a data de entrada do documento recebido pela concessionária.

• Prazo:

Poderá ser cadastrado de acordo com os prazos da notificação contratual.

• Assunto:

Destinado a acrescentar o assunto de forma resumida.

Seguir os passos do item abaixo, Clique aqui.

    Adicionar destinatário 

• Anexar documento:

Clicar no botão “Escolher” e buscar nas pastas do seu computador ou rede.

Após cadastrar todas estas informações e clicar em salvar vai abrir a tela abaixo para complementar o preenchimento.

• Campos adicionais:

Campos adicionais para escolha da Rodovia, km inicial, km final, sentido e dados da infração conforme abaixo.

Esses campos permitirão já a definição do local na rodovia para demandar o serviço a ser realizado, possibilitando inclusive a geração de ordem de serviço para a prestadora de serviço com ponto no mapa e uso de aplicativo para facilitar a localização do ponto.

• Rodovia, km (inicial e final) e sentido:

Será possível escolher a rodovia específica desta notificação, a localização do km ou intervalo de km e o sentido.

• Classificação da Notificação:

A parte de classificação da notificação é muito importante para a gestão das notificações pois é a partir dela que o valor e gerado.

• Status:

O status da notificação é configurável no sistema, podendo escolher conforme necessidade.

• Grupo:

O grupo da notificação é configurável no sistema, podendo escolher conforme necessidade. Poderá ser configurado para cada tipo de Contrato de Concessão.

• Nível:

O nível também é configurável no sistema, podendo escolher conforme necessidade. Poderá ser configurado para cada tipo de Contrato de Concessão.

Preenchendo estas informações o sistema já calcula automaticamente o valor da multa contratual.

Todos os próximos passos, apresentados nos itens listados abaixo, seguem o mesmo fluxo do tipo de correspondência recebida, Clique aqui.

• Tela Resposta

• Responsável resposta

• Número de correspondência

• Minuta de carta

• Escolha dos aprovadores

• Aprovação da minuta

• Assinatura digital

• Protocolo

Pesquisa de Correspondências

Para pesquisar correspondência precisa seguir os seguintes passos:

Consultar correspondências

Para consultar as correspondências existentes no sistema precisa clicar em Correspondências e em Consultar conforme demonstrado abaixo.

Vai aparecer uma outra tela, onde poderá ser feito inúmeros filtros que serão mais detalhados no item de relatórios logo abaixo.

Relatórios de Correspondências

Alguns relatórios podem ser específicos para determinado grupo de concessão ou concessionária. Deste modo, pode ser que não esteja disponível a todos usuários.

Dashboards - Gráficos

Este gráfico apresenta o resumo de correspondências protocoladas e em andamento, separadas entre os status conforme apresentado abaixo.

Existem filtros que podem ser feitos neste gráfico para detalhar melhor as informações, tais como anos, meses, tipo de correspondências e status.

Dashboards - Minhas pendências

Esse relatório apresenta todas as pendências específicas do usuário que está logado no sistema.

Será possível visualizar informações importantes da correspondência, tais como:

• Principais datas da correspondência, além do prazo em dias, organizadas por ordem de prioridade;

• Se já foi lida pelo usuário logado;

• Status;

Quando estiver aparecendo botão “Aprovar/Reprovar” será possível que o usuário logado faça a aprovação ou a reprovação diretamente nesta tela, desde que tenha conhecimento da carta elaborada, que está dentro do sistema.

• Responsável resposta para que seja mais ágil a comunicação;

• Se já foi gerado o Nº documento ou o Nº carta resposta;
• Caso tenha na correspondência as duas numeração, o campo priorizara o Nº carta resposta;

• Tipo de protocolo;
• Se já foi postado / enviado;

Dashboards - Pendências por área

Esse relatório apresenta todas as pendências de cada área da concessionária. Vocês poderão selecionar a área pelo campo de seleção.

Dashboards - Pendências por setor entidade (empresa)

Esse relatório apresenta todas as pendências de cada setor das entidades. Vocês poderão selecionar o setor pelo campo de seleção.

Lista de correspondências

Este relatório apresenta a informação detalhada de todas as correspondências já cadastradas no sistema.

Vai aparecer uma outra tela, onde poderá ser feito inúmeros filtros que serão mais detalhados no item de relatórios logo abaixo.

A visão padrão do sistema apresenta o relatório dividido em até três telas (Em andamento, Protocoladas e Encerradas) mas também é possível juntar todas em uma única tela (visão lista) conforme demonstrado abaixo.

Abaixo será detalhado o passo a passo para encontrar a correspondência desejada.

Pesquisa de correspondências para usuários de Holding

Usuários cadastrados na Holding ou sede, que tenham mais de uma concessionária cadastrada precisam seguir passos distintos dos usuários de apenas uma concessionária.

Após o passo colocado acima, será necessário primeiramente verificar qual empresa está aparecendo no canto superior direito da tela.

Se tiver a Holding ou sede, será necessário seguir o seguinte passo.

• Escolha da concessionária ou concessionárias:

Se você não escolher nenhuma concessionária e clicar em Pesquisar diretamente vai aparecer todas as correspondências cadastradas para a Holding / sede.

Fiz um teste clicando diretamente em Pesquisar, gerando a lista abaixo.

Vejam que aparecem duas telas (Em andamento e Encerradas).

Caso desejem visualizar todas as correspondências em uma única tela, precisam escolher o tipo “Visão lista”.

Deste modo, irão aparecer todas as correspondências em andamento e encerradas.

Pesquisa de correspondências para usuários de uma concessionária

Usuários cadastrados em apenas uma concessionária devem seguir o seguinte passo a passo.

• Abrir relatório da lista de correspondências:

Clicar em Correspondências e depois em Consultar.

Vai aparecer uma outra tela, onde poderá ser feito inúmeros filtros que serão mais detalhados no item de relatórios logo abaixo.

A visão padrão do sistema apresenta o relatório dividido em duas telas (Em andamento e encerradas) mas também é possível juntar todas em uma única tela (visão lista) conforme demonstrado abaixo.

Como o usuário possui apenas uma concessionária já vai apresentar todas as correspondências na tela, com a visão padrão.

Apresentaremos agora as configurações de colunas e possíveis filtros que todos os usuários do módulo de correspondências poderão fazer.

Ajusta a configuração das colunas

O módulo de correspondências permite configuração das colunas que o usuário quer como padrão para aparecer na sua tela. Para isso, precisa clicar no ícone de configuração

Vai aparecer a seguinte tela para que o usuário possa escolher as colunas que deseja visualizar.

Essa configuração é possível na tela de correspondências em andamento, correspondências encerradas e, também na tela que apresentar a lista completa de correspondências.

Filtros de pesquisa

Apresentaremos todos possíveis filtros que podem ser realizados no relatório.

• Localizar:

Destinado a buscar correspondência por palavra-chave, podendo ser a descrição, número do ofício ou carta, texto escrito no campo observação, entre outros campos.

• Tipo:

O tipo é um dos itens principais do módulo de correspondências, servindo também para garantir um filtro mais detalhado.

• Subtipo:

Dependendo do tipo de correspondências vai abrir a possibilidade de filtrar por subtipo.

Exemplos:

1. Correspondências recebidas

Abre os subtipos específicos abaixo.

2. Correspondências enviadas

Abre os subtipos específicos abaixo.

• Intervalo:

Permite a pesquisa de correspondências em um determinado intervalo de data (dia/mês/ano) com alguns filtros adicionais.

• Processo:

O campo de processo permite buscar todas as correspondências que tenham o mesmo número de processo, facilitando a busca completa de casos com várias correspondências recebidas e enviadas.

• Nº ID/carta::

Campo destinado a pesquisa de correspondência pelo número da ID ou pelo numero da carta, dando agilidade na busca de correspondências.

• Status:

Esse item possui a lista de status disponíveis para pesquisa.

• Concessionária::

Campo para ser usado em pesquisa de todas as correspondências para determinada empresa (entidade).

• Outros filtros:

Existem outros filtros disponíveis clicando no ícone da lupinha.

Vai abrir nova tela com outros filtros.

• Prioridade:

O filtro de prioridade é destinado a buscar as correspondências com prazos de resposta mais críticos.

• Pleito:

Destinado a pesquisa de correspondências relacionadas a determinado pleito de reequilíbrio.

• Licença:

Destinado a pesquisa de correspondências relacionadas a determinada licença ambiental.

• Item contrato:

Destinado a pesquisa de correspondências relacionadas a determinada obra.

• Usuário:

Destinado a pesquisa de correspondência por determinado usuário do sistema, podendo escolher adicionalmente conforme abaixo.

• Intervalo prazo (dias):

Campo destinado a pesquisar correspondências de acordo com dias faltantes para a resposta.

Após fazer todas as pesquisas é possível gerar relatório em Excel, podendo ser usado para criação de tabelas e gráficos diversos, além de ser usado para apresentações em Power BI por exemplo.

Pendências por área

Este relatório apresenta a informação resumida de todas as correspondências pendentes para cada área da concessionária, além de apresentar o status de cada uma delas.

Para acessar esse relatório é preciso clicar em “Correspondências” e em “Pendências por Área” conforme demonstrado abaixo.

Vai abrir nova tela para escolha dos filtros desejados.

Caso você seja cadastrado em mais de uma concessionária, poderá escolher a concessionária que deseja ver o relatório e fazer o filtro pelo tipo de correspondência, além de escolher por uma área específica ou alguma outra informação através de palavra-chave no campo localizar.

Abaixo apresentamos um modelo de informações de determinada concessionária, sem realização de filtros.

Fazendo filtro por tipo de correspondências, escolhendo as correspondências recebidas:

Podemos ver que a quantidade foi reduzida conforme abaixo.

Se quiser abrir uma nova tela com detalhamento das pendências de determinada área, é possível clicar na célula de cruzamento entre status x área.

Usarei a linha aguardando protocolo da área REG.

Vai abrir nova tela com o detalhamento.

Se ainda quiser ter informações mais detalhadas é possível abrir a ID da correspondência clicando no ID (primeira coluna).

Relatório de Terceiros

Este relatório oferece um resumo de todas as Correspondências organizadas por entidades para cada concessionária.

Para acessar este relatório, é necessário clicar em “Correspondências” e, em seguida, em “Relatório de Terceiros”, conforme mostrado abaixo.

Uma nova janela se abrirá para que você escolha os filtros desejados.

Se você estiver cadastrado em várias concessionárias, poderá selecionar a que deseja visualizar o relatório, definir um intervalo de tempo específico e filtrar por uma área determinada ou por palavras-chave no campo localizar.

Apresentamos a seguir um modelo de dados de uma concessionária específica, estabelecendo um intervalo definido.

Para obter mais informações sobre as correspondências, é só escolher uma entidade e clicar no botão 'Gerar'.

Notará que surgirá uma tela abaixo das entidades, exibindo algumas informações sobre a correspondência. Caso deseje detalhes adicionais, é possível acessar a correspondência clicando no ID na primeira coluna.

Também é viável gerar um relatório ao clicar no botão 'Exportar' localizado na parte inferior esquerdo da tela.

Relacionamentos de Correspondências

Este relatório oferece um resumo de todas as correspondências organizadas por Nº Processo, Nº Ofício e Nº Protocolo, além de incluir uma ampla variedade de informações.

Para obter acesso a este relatório, deve-se clicar em “Correspondências” e, na sequência, em “Relatório de Terceiros”, como demonstrado a seguir.

Uma nova janela será aberta para seleção dos filtros que você deseja.

É possível realizar buscas utilizando uma palavra-chave no campo de Localizar, aplicar filtros conforme o tipo de numeração no campo Agrupar, selecionar um intervalo de tempo específico, escolher uma Entidade determinada, e ainda, filtrar por uma numeração específica.

Apresentamos a seguir um modelo de informações que utiliza o filtro de N° processo, N° Processo e definindo um intervalo específico.

No grid a seguir, será detalhado de maneira mais clara as correspondências que possuem o N° Processo vinculado, incluindo informações adicionais, como o ID da correspondência, o assunto, a área, entre outras informações relevantes.

Caso deseje obter informações mais específicas, você pode acessar a ID da correspondência clicando no ID na primeira coluna.

Relatório RETOFF

Este relatório apresenta um resumo de todas as Correspondências categorizadas como Recebidas e Enviadas.

Para visualizar este relatório, é necessário clicar em “Correspondências” e, posteriormente, em “Relatório RETOFF”, como ilustrado abaixo.

É possível efetuar pesquisas empregando uma palavra-chave no campo de Localizar e escolher um intervalo de tempo determinado.

A seguir, apresentamos um modelo de informações que delimita um intervalo específico, Além de oferecer informações relacionadas à correspondência, como o N° Documento, Assunto e outras informações pertinentes.

Se precisar de informações mais detalhadas, você pode acessar a ID da correspondência clicando na numeração da primeira coluna.

Workflow

O módulo gera notificações por e-mail de forma automática, de acordo com o ciclo da correspondência, e com as possibilidades de ação:

Contexto	Ação
Correspondência	Criar Nova
Correspondência	Salvar existente
Usuários em cópia	Incluir destinatários
Usuários em cópia	Remover destinatários
Minuta	Reavalia a Minuta
Minuta	Altera a Minuta
Minuta	Mudar o Anexo da Minuta
Aprovadores	Incluir aprovador
Aprovadores	Aprova a correspondência
Aprovadores	Reprova a correspondência
Correspondência	Executa a postagem
Correspondência	Salva Responsável da resposta
Correspondência	Solicita prorrogação/dilação
Correspondência	Aprova a prorrogação/dilação
Assinatura digital	Incluir assinador
Assinatura digital	Assinar a Minuta
Correspondência	Protocola a Carta
Correspondência	Encerra a Carta
Faixa domínio	Executa E-mail FXD